工数管理の掟 ～効率的なプロジェクトの分割方法について～
こんにちは。
達人ブログです。
本日は、工数管理を行う手間と、効率的なプロジェクトの分割方法についてご紹介します。
意外と知られていない部分もあるので、この記事を読んで、是非参考にして下さい。
工数管理の手間
入力は1日1分もかからないので(InnoPMの場合)、工数管理のための作業は非常に簡単です。
ただし、これまで工数管理を行っていない会社は、今までやっていなかったことを全従業員にやってもらうので、最初は徹底するのが大変かもしれません。
特に最初は、工数管理をすることの意味や意義を理解できていない従業員が少なくないケースが多いので、そういったことも含めて適切なタイミングで従業員向けに説明会を開催することも重要です。
しかし、得られるメリットを考えれば、工数管理をされることを推奨します。
効率的なプロジェクトの分割方法について
現代は業務が多様化しており、従業員には複数の業務を同時に進めるスキルが求められています。
業務の効率性や生産性を知りたいのであれば、工数管理をすることですべての業務を数値化する(損益で表現する)しか方法はありません。
しかし、工数管理をやり過ぎると、業務に支障が出てしまいます。
例えば、プロジェクトを細かく分けすぎて、毎日30種類のプロジェクトの作業時間を入力しないといけないとしたら、入力に時間がかかり、生産性が低下してしまいます。
大事なことは、生産性が高まるようにどのように業務を分析したいのか、それに基づいて工数を管理するためのプロジェクトや業務を最適に分割することです。
目に見えてポジティブな結果が得られるようになれば、従業員の工数管理に対するモチベーションもますます高まり、好循環が生まれ始めます。
そうなれば工数管理に関して、企業や組織としては一定程度の成功を収められたと言って良いでしょう。
ですから、最初のプロジェクト作成時の段階で各部署のマネージャーを中心に会議を行い、時間をかけて、プロジェクトの分割方法について話し合うことが求められるでしょう。
最初のプロジェクト分割の段階で、工数管理を行う意味が大きく変わってくると言っても過言ではありません。
本日は以上です。
また次回に！
工数管理の掟 ～よくある工数把握の間違い～
こんにちは。
達人ブログです。
本日は、工数管理の掟と題して、良くある工数把握の間違いについてご紹介していきます。
一言で工数管理と言っても、多様な価値観があると思いますので、事例も紹介しながら一つの考え方を紹介していきたいと思います。
工数の把握について
一般的に、社長であれば全従業員の工数を把握できていると思われがちですが、端的に申し上げてその答えはNoです。
従業員が3人程度なら把握できるかもしれませんが、事業拡大によって従業員が10人程度を超えると、誰がどのプロジェクトに関わっていて、それぞれのプロジェクトに何時間使っているのか、また、打ち合わせが多すぎて非効率になっていないか、などを把握するのは不可能に近くなります。
管理ツールを全く使わなかった場合においては、把握できるのは3人まで、つまり、4人以上になると把握するのは困難と言えるでしょう。
なぜ把握していなくても大丈夫なのか
プロジェクトごとの工数や利益をしっかりと把握できていないのに、存続している会社もたくさんあります。
なぜ管理できていないのに赤字にならないのでしょうか。
例えば、従業員10人の会社が、3つのプロジェクトを同時に進めているとしましょう。
わかりやすくするために、従業員1人あたりの給与を50万円、給与以外の経費はゼロとすると、1ヶ月のトータルコストは500万円です。
つまり、会社の売上が月ベースで500万円以上あれば黒字になるということです。
この場合、それぞれのプロジェクトの収支は見ておらず、3つのプロジェクトの売上合計が500万円以上であればOK、500万円以下ならNG、というような管理をしているケースが多いです。
赤字ではないため、プロジェクトごとの工数を管理するモチベーションが湧かないかもしれません。
しかし、しっかりと工数管理をし、生産性を高めることで、もっと収益性が上がっていくというのもよくあるケースと言えましょう。
工数管理を行うことの重要性を再度、見つめ直してみてはいかがでしょうか。
本日は以上です。
また次回に！
プロジェクト管理の掟 ～プロジェクトを成功に導く4つのフェーズ～
こんにちは。
達人ブログです。
本日はプロジェクト管理の掟と称して、プロジェクトを成功に導くための4つのフェーズについてご紹介します。
まず4つのフェーズについて紹介しておくと、「定義」・「計画」・「実行」・「終結」のことです。
プロジェクト成功のためには、それぞれのフェーズにおける役割の違いを理解しておくことが大切です。
まず最初の”定義”の段階でやっておくべきことを紹介します。
まずは、大きな指標として、ビジネスの目標を決めます。
慈善活動なら別ですが、ビジネスとしてプロジェクトを行うのであれば、利益を出さなければなりません。
そのためには、人々からお金を払ってでも使いたいと思えるような成果物を世に出す必要があります。
そのための目標設定ですので、ここがプロジェクトを行う上で一番重要な意思決定のフェーズということができます。
ビジネス目標が定まったら、その他に定義の段階でやっておくべきことは、予算とスケジュールの作成です。
ここでは文字通り、予算とスケジュールの策定を行います。
続いて、”計画”フェーズでは定義の段階で定めたスケジュールをさらに細かく分けたWBS(=Work Breakdown Structure)の策定、リスク対応策の策定、ステークホルダー・マネジメントを行います。
WBS策定では、プロジェクト全メンバーが「具体的に何をする」と理解できるレベルまで、落とし込むことができれば理想的と言えます。
リスク対応策の策定では、想定されるリスクを挙げ、実際に起きた場合にどう対応するかを定めておきます。
ここはマネージャーやリーダークラスの経験あるメンバーが中心となって策定すると良いでしょう。
そして、難題のステークホルダー対策です。会社役員やステークホルダーに対して、ビジネスの目標や売上見込み等を説明して、納得して頂く必要があります。
ここは、相当の準備と覚悟が必要になります。
プロジェクト開始に至る、最初の山場と言えますので、頑張り所です。
ここまで終えたら、3フェーズ目の”実行”に移ります。
定義、計画の段階で策定してきた、プロジェクトプランを実行していくことになります。
実行段階では、主に作業の実行と完了、リスク対策の実施、チームマネジメントと監視を行います。
この段階が4つのフェーズの中で一番時間をかけて行うことになります。
マネージャーとしては、プロジェクトが安定稼働するように、チームマネジメントに注力する必要があります。
プロジェクトが順調に進んでいれば問題ありませんが、壁にぶち当たった時にいかに対応・行動できるかがプロジェクトの成否を左右します。
そういった意味でマネージャーの責任は重いと言えます。
そして、無事プロジェクトが終了したら、最後の”終結”フェーズに移ります。
終結の段階では、プロジェクト反省・改善点の洗い出し、顧客への完成品説明、契約・会計を行います。
こうして、無事に一つのプロジェクトが終了します。
プロジェクト開始から終了までには紆余曲折がありますが、一つずつ壁を乗り越えて、世に送り出す忍耐力が求められます。
本日は以上です。
また次回に。
弊社では工数管理ツールInnoPMをASP製品として提供しています。
工数管理に興味がありましたら、是非以下のURLをご参照下さい。
http://www.innopm.com/
プロジェクト管理の掟 ～ビジネス・ニーズを満たす～
こんにちは！
達人ブログです。
本日はプロジェクト管理の掟と称して、プロジェクトで顧客のビジネス・ニーズを満たすという考え方についてご紹介します！
一般的にプロジェクトは、社内外を問わず、何らかのニーズに応えるためにスタートすることがほとんどでしょう。
そういったスタートの際の原動力となるのは、市場の需要だったり、顧客からの依頼だったり、社員に新たなスキルを習得させたいという企業内のニーズだったりします。
こうしたさまざまなニーズにどう応えていくかが、製品ベンダーとして重要になってきます。
アメリカのIBMでは、プロジェクトを以下のように定義しています。
「独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施する有期性のある業務」
つまり、プロジェクトとは新しいものを創造する行いのことであり、その成果物が何らかの形で人々の生活に役立つ”こと”や、”もの”と言うことができます。
そのことが、まさに”価値の創造”と言うことができるでしょう。
新しい製品や考え方が世間に出回り、それを顧客が消費者が吟味し、良いものは売れ、そうでないものは廃れるというのが世の常です。
長期的に世に出続ける製品や考え方を広めることが、企業としての使命であり、それが企業の未来永劫の発展へとつながっていくでしょう。
そのために、上述したような市場の重要、顧客からの依頼等の期待に応えていく必要があります。
プロジェクトを推進していく立場であるマネージャーは、プロジェクトとビジネスニーズの結びつきを理解してチームを束ねていくことが求められます。
プロジェクトチームのメンバーにもこの結びつきを理解させる必要があり、チーム全員の協力があってこそ、市場に認められるものが完成します。
プロジェクト成果物が当初設定したビジネス価値の最大化に寄与するためには、プロジェクトチーム全体の団結が欠かせません。
本日は以上です。
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工程管理の知識 第4弾 ～タスク管理とは～
こんにちは。
達人ブログです。
本日は工程管理の知識シリーズ第4回目と称して、「タスク管理」についてご紹介します。
タスク管理とは、”すべきこと”と”今できること”に焦点を当てた管理のことです。
スケジュール管理と混同されやすいですが、スケジュール管理は主に予定を立てることが中心であり、タスク管理は進行可能な作業を遂行することが中心となります。
タスク管理では、作業がどれくらい進んでいるかといった実績に基づいた管理が行われます。
スケジュール管理では、予定通りに進んでいるかどうかといった部分に焦点を当てがちですが、タスク管理では目標に到達するために、作業がすすんているかが分かります。
プロジェクトに限らず、日々の業務では、タスク管理だけでなくスケジュール管理も併せた全体的な管理が必要となりますが、エクセル等でのタスク管理とスケジュール管理の両立は複雑な作業を伴うものであり、小規模な企業であっても管理ツールの導入が効果的となっています。
タスク管理はプロジェクトマネージャーだけでなく、現場の社員を意識をもって各々のタスクを管理していくことで、スムーズに行く可能性が高まるので、一人ひとりの意識付けと、モチベーションの維持が大切になってきます。
本日は以上です。
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工程管理の知識 第3弾 ～工程表とは～
こんにちは。
達人ブログです。
本日は、工程管理の知識シリーズ第3回目と称して、「工程表」についての考え方をご紹介します。
工程表は、プロジェクトを進行する上での作業スケジュールを項目ごとに分けて、その期間や日数を示した表です。
工程表は施工の順序を明確にするために用いられています。
工程表を用いる際に注意すべき点は、単独・複数のプロジェクトに関わらず、メンバーが個別の工程表で管理している場合、全体の進捗状況がブラックボックス化してしまうことです。
全体で統一した工程表を1つで作業することが望ましいかもしれませんが、工程表を管理する権限や、人的ミスなどの問題も発生してしまいます。
そのような場合は、プロジェクト管理ツールを用いることで解決できる場合があります。
InnoPMのようなプロジェクト管理ツールは、同時進行中の別のプロジェクトと連携した工程表を作成する機能を備えており、エクセル等での工程表の作成に比べて、人的ミスを防ぐことができます。
本日は以上です。
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工程管理の知識 第2弾 ～工程の位置づけの重み～
こんにちは！
達人ブログです。
本日は工程管理の知識シリーズ第2回目の「工程の位置づけの重み」についてご紹介します。
「工程管理」を行う上で大切なことは、”作業を進めるには、最適な方法がある”ということです。
企業内における業務において、”最適な方法”で取り組まれていれば、その企業の生産性は向上し、利益にもつながっていきます。
各企業においての最適な方法は、企業ごとに異なりますので、その方法については、独自に発見しなくてはなりません。
そこで、工程管理によって、”最適な方法”を発見することが必要になります。
各会社や組織ごとに最適な方法は変わってきますので、杓子定規的に決めるのではなく、それぞれの方針に合った柔軟な決定プロセスが求められます。
ここで決めたことを元に工程管理を進めていくことになるので、この話し合いの段階でいかに優良なアイデアを出し合えるかが重要です。
そして、導き出した結論を参考にKPI(Key Performance Indicator)を設定し、工程を管理していくことで、どのような手順や人員で作業した場合が最適なのかを”数値”として検証することができるのです。
開発設計や調査、製造業など多段階の作業を経て進行するプロジェクトの中では、各作業項目は”工程”として細分化されていき、効率的に各工程が遂行されることが企業にとって大きな利益をもたらします。
それが企業に好循環をもたらし、また次のプロジェクトへとつながっていきます。
そういったポジティブなサイクルを導き出すことができれば、組織としては成功に向かっていくでしょう。
本日は以上です。
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